Gマーク安全性優良事業所の記録管理では、申請ファイルだけを整えても足りません。2026年度の評価は、巡回指導で確認される法定帳票、事故・行政処分に関する資料、安全性に対する積極的な取組の挙証書類、Web申請と受付の控えという性格の異なる記録を使います。営業所、対象者、車両、実施日、評価期間がつながり、第三者が同じ事実を追える状態が必要です。

この記事は、2026年9月8日時点で公開されている全日本トラック協会の2026年度申請案内、6月1日更新Q&A、正誤表、書式ダウンロード、入力マニュアルと、国土交通省の運行管理資料を照合し、日常記録から申請控えまでの管理方法を整理します。2026年度の申請受付は7月14日に終了しています。次年度申請へ使う場合は、日付、様式、対象期間、選択項目を次年度の公式資料で更新してください。

結論：記録は四つの箱に分けてから相互参照する

Gマークのための記録を一つの共有フォルダへ集めると、申請用のコピーと現場の原本が混ざり、更新責任が曖昧になります。最初に「評価Iの基礎記録」「評価IIの事故・行政資料」「評価IIIの取組証拠」「申請・受付の証跡」の四つに分け、それぞれを営業所コードと対象期間で結びます。

記録の箱	主な内容	評価での使われ方	管理上の注意
評価I 基礎記録	事故記録、運転者・車両台帳、点呼、運転日報、運行記録計、運行指示書、教育、点検整備、労務・健診	地方実施機関の巡回指導結果へ反映	申請時だけ作らず、日常業務で継続する
評価II 外部評価資料	自動車事故報告書、過失関係資料、行政処分情報	事故と違反の実績を全国実施機関が評価	社内事故一覧だけで有責性や点数を決めない
評価III 挙証書類	研修、会議、診断、健康対策、安全装置、表彰、認証、GPS運行管理等	自認した取組を提出資料で確認	選択項目、役職員名簿、対象期間を一致させる
申請・受付証跡	申請書、自認書、メール、受付番号、提出物一覧、申請書控、評価結果	期限内に申請が受理されたことを確認	一時保存を受付完了と数えない

2026年度申請案内は、自認事項を証する書類について、原本ではなくコピーを提出し、提出書類一式のコピーを事業所で保管するよう案内しています。提出書類は返却されません。したがって「提出したので社内に残っていない」は避けるべき状態です。一方、法定帳票の原本を申請ファイルへ移して現場からなくすのも適切ではありません。

記録を再現できる「TRACE-6」管理フレーム

記録の有無だけでなく、評価対象との結び付きを確認するため、この記事ではTRACE-6という六つの確認欄を使います。これは公式制度の名称ではなく、LAND PILOT編集部が2026年度申請案内の確認事項を実務順に並べたものです。

1. T：Target 対象となる営業所、運転者、車両、取組を特定する
2. R：Rule 根拠となる法令、年度別判断基準、社内規程を紐付ける
3. A：Actor 作成者、実施者、参加者、承認者を記録する
4. C：Chronology 実施日、対象期間、基準日、変更日を時系列で残す
5. E：Evidence 結果、添付資料、車番、氏名、画面、是正を相互参照する
6. 6：Sixth check 提出版、社内原本、保存期限、アクセス権、廃棄停止を最終確認する

たとえば安全会議の議事録があっても、営業所名が通称だけ、参加者が役職員名簿にいない、交通事故防止の内容が読めない、対象期間外という状態では、資料の存在と評価対象性が一致しません。TRACE-6の各欄を埋めると、欠けている関係が見えます。

管理台帳の列	入力例	照合先	未確認時の処理
営業所正式名	運輸支局へ届け出た名称	申請書、役職員名簿、会議資料	通称との同一性を説明する
評価区分	I、II、IIIのグループ・項目	2026年度申請案内	自己判断で別項目へ流用しない
対象期間	開始日、終了日、基準日	項目別判断基準	期間外資料を加点候補から外す
対象者・車両	氏名、役割、登録番号	役職員名簿、運転者・車両台帳	一致を説明できる資料を追加する
証拠の所在	原本ID、提出コピーID	文書管理台帳	原本を動かさずコピーを再作成する
保存根拠	法令、申請案内、社内規程	根拠URLと版	年数を推測せず管理責任者へ戻す

最初に営業所と役職員の基準日時点を固定する

Gマークは会社全体ではなく営業所単位の評価です。記録の表紙に会社名だけがあり、どの営業所の取組か分からない状態では、申請対象との関係を示せません。申請年度の基準日現在の正式営業所名、住所、配置車両、選任運転者を確定し、そのスナップショットを記録管理の起点にします。

通称名と正式名称を変換表でつなぐ

2026年度Q&Aは、正式な届出名称が「本社営業所」で、会議議事録に社内通称の「東京営業所」が記載される例について、同一営業所である旨を自認するよう案内しています。古い議事録を書き換えるのではなく、正式名、通称、使用期間、同一性の根拠を変換表に残します。変更前名称を消すと、過去資料との連続性を追えません。

役職員名簿は人数集計の基礎になる

基準日現在で運転者台帳を作成している選任運転者は、取組への参加有無にかかわらず役職員名簿へ記載します。休職者、基準日前に退職・転出した取組参加者、選任運転者ではない管理者等にはQ&Aで個別の扱いが示されています。名簿から都合よく除外せず、在籍、休職、転出、取組実績を別列で管理します。

• 営業所名は許認可・届出上の正式名を基準にする
• 運転者台帳が作成された全選任運転者を基準日で抽出する
• 休職期間と理由を示す資料は、必要な範囲で取り扱う
• 退職・転出者の実績は、取組日と基準日の両方を確認する
• 氏名変更や通称がある場合は同一人物を追えるようにする

評価Iの記録は巡回指導で読める状態にする

2026年度の評価Iは40点満点で、地方実施機関による巡回指導25項目の結果を用います。記録管理に直接関係する項目には、事故記録、運転者台帳、車両台帳、点呼、乗務等の記録、運行記録計、運行指示書、指導監督、定期点検整備などがあります。書類不備で判定できない項目は加点されません。

ここで重要なのは、申請ファイルに帳票名だけを並べることではありません。点呼記録なら点呼日時、執行者、運転者、車両、方法、確認事項、指示を追えるか、運転日報なら運転者と運行の実態を追えるか、運行指示書なら対象運行と変更指示まで対応するかを点検します。

日常記録	最低限つなぐ対象	点検する欠落	公式資料での保存確認例
点呼記録	執行者、運転者、車両、日時、方法、結果、指示	非対面方法、酒気帯び確認、指示内容	国土交通省資料は1年間保存と案内
乗務等の記録	運転者、車両、運行、荷役・待機等	訂正理由、未入力、対象車両	国土交通省資料は1年間保存と案内
運行記録計	車両、運転者、記録日、解析・活用	機器データと日報の対応、読出し不能	国土交通省資料は1年間保存と案内
運行指示書	対象運行、指示者、運転者、変更内容	携行、写し、変更後の反映	国土交通省資料は写し等を1年間保存と案内
事故記録	事故、車両、運転者、発生状況、措置	報告書との不一致、参照番号欠落	国土交通省資料は営業所で3年間保存と案内
運転者・車両台帳	在籍者、配置車両、変更履歴	退職・転出、増減車、登録番号のずれ	常時備付けや変更管理を公式一覧で確認

表の年数を全書類へ横展開してはいけません。保存期間や起算点は資料の種類と根拠で異なります。法令改正、対象事業、電子記録の要件、個別通知を確認し、最新の国土交通省資料又は担当運輸支局で再確認してください。Gマークの挙証コピーを保管する期間も、各法定帳票の保存年数と自動的に同じになるわけではありません。

点呼記録の設計はアルコールチェックの基本、方式別の留意点は遠隔点呼の基本、自動点呼の基本、業務前自動点呼の基本で確認できます。どの方式でも、導入済みという表示だけでなく、対象営業所での適法な運用と記録の可読性が必要です。

評価IIは事故の社内記録と提出資料を分ける

評価IIは事故実績と行政処分実績を国土交通省から提供される情報等で評価します。申請会社が作った無事故一覧だけで点数を確定する仕組みではありません。2026年度の事故対象期間は2023年12月1日から2026年11月30日までで、申請後の期間も含みます。そのため、7月の申請ファイルを閉じた後も11月30日まで事故情報の更新を止められません。

事故資料は事実、提出、評価を三層にする

1. 事故発生時の社内記録と初動資料を作成する
2. 自動車事故報告規則の対象か確認し、必要な報告を行う
3. 申請案内の対象期間に該当する報告書の写しを管理する
4. 過失の有無を示す確定資料がある場合は、出所と確定日を記録する
5. 全国実施機関へ追加提出した場合は、提出日と受領経路を残す
6. 社内の見込みと最終評価を別欄に置く

申請案内は、対象期間中に運輸支局等へ提出した自動車事故報告書について、事故の種類や有責・無責にかかわらず写しを提出するよう案内しています。申請後に報告書を提出した場合、提出漏れが判明した場合、新たな過失関係資料を確認した場合は、速やかに全国実施機関へ写しを提出する扱いです。

保険会社発行の確定した過失割合、裁判所・検察庁等の証明、交通事故証明書、直近の運転記録証明書、事故詳細を記した報告書等は、同じ「事故フォルダ」に置くだけでは不十分です。発行者、発行日、確定・未確定、対象事故IDを付け、どの資料がどの判断に使えるかを区別します。

評価IIIは自認書と証拠の一対一対応を作る

評価IIIでは、2026年度の四グループ18項目から、各グループで少なくとも一項目を選びます。自認書で選択していない項目は、挙証書類を提出しても評価対象になりません。自認書の項目と提出書類の内容が違う場合も加点対象にならず、地方実施機関で受付後は評価III資料の追加提出が認められません。

したがって、証拠をたくさん集めて後から項目を決める順番は危険です。まず採用する項目を年度版の判断基準で選び、次にチェックリストを作り、必要な証拠だけを対応させます。一つの取組を複数項目へ重複申請できないため、同じ会議や研修を別項目の点数にも使う設計は避けます。

評価IIIの群	記録の中心	同一性を示す項目	よくある不足
1 指導・教育	研修記録、外部受講、運転記録証明書、個別指導	対象者、指導者、実施日、内容、結果	参加者名だけで研修内容や指導結果がない
2 会議・QC	議事概要、会議資料、出席者、改善履歴	主催営業所、議題、意見交換、決定、フォロー	朝礼資料だけで会議の実施を示そうとする
3 法定超の対策	適性診断、健康フォロー、安全装置、時間外労働	対象人数、検査日、装置と車両、集計定義	人数分母、車番、対象期間が一致しない
4 その他	健康施策、外部認証、第三者評価、表彰、GPS、社内制度	有効期間、対象範囲、受賞主体、システムと車両	会社全体資料から申請営業所を特定できない

研修記録は「教材」と「実施結果」を分ける

安全教材や動画URLだけでは、誰がいつ受講し、管理者が何を確認したか分かりません。研修計画、教材、実施記録、出席者、理解確認、指導者コメントを別要素として持ち、研修IDで結びます。個別指導なら対象者ごとの結果を残し、集合研修の出席表へ置き換えません。

初任運転者に関する法定指導は、初任運転者教育の要件と初任運転者教育の記録も参照できます。ただし、法定教育の記録があることと、評価IIIの選択項目で判断基準を満たすことは別の確認です。

会議記録は話し合いと決定を示す

2026年度Q&Aは、オンライン会議も対象になり得る一方、対面会議と同様に議事概要や会議資料が必要としています。同様の内容を別メンバーへ二回実施しても、二回開催とは数えない扱いも示されています。開催回数だけを表計算で増やさず、日付、出席者、異なる議題、意見、決定事項、次回確認を残します。

運転記録証明書は取得だけで終えない

グループ1には、定期的な運転記録証明書の入手によって事故・違反実績を把握し、その結果に基づいて指導する項目があります。証明書を取り寄せた一覧だけでなく、対象者、確認日、把握結果、指導の要否、指導日、担当者をつなぎます。個人情報を扱うため、閲覧者と保管場所を限定します。

省エネ運転は個別結果と個別指導を対応させる

燃費表を車番だけで管理している場合、2026年度Q&Aは、選任運転者と車番の関係が分かる一覧等を添える方法を示しています。燃費の総平均だけでは、どの運転者へどの結果を使って指導したか確認できません。車両、運転者、期間、指標、指導内容を同じIDで追えるようにします。

対象期間の境界を日付ではなくイベントで管理する

評価IIIの項目ごとに、過去1年、過去3年、基準日現在有効など、対象期間が異なります。ファイル作成日が期間内でも、実際の研修日や受診日、有効期間が対象外なら証拠にはなりません。記録台帳には作成日、実施日、対象期間、有効期限を別々に持たせます。

日付の種類	意味	混同した場合	確認方法
基準日	人数、車両、有効性等を固定する日	申請後の状態を基準日に遡って使う	年度別申請案内へ固定
実施日	研修、会議、診断、点検を行った日	資料作成日を実施日と誤認する	出席・機器・業務記録と照合
作成・承認日	記録化と責任者確認を行った日	後日作成を当日記録に見せる	変更履歴と承認ログを残す
有効期間	認証、検査、車検等が有効な範囲	期限切れ証拠を基準日有効と扱う	開始・満了の両端を記録
提出・受付日	申請手続が進んだ日	作成済みを受付済みと数える	メール、受付番号、送付記録で確認

基準日スナップショットを保存した後も、日常記録の更新は続けます。スナップショットを上書きすると当時の状態を再現できず、更新中のファイルだけを残すと申請回答と提出資料がずれます。年度、営業所、基準日、生成日時を固定した読取専用コピーと、日常運用の現行版を分離してください。

紙の提出ファイルは公式の順序を崩さない

2026年度申請案内は、新規申請と更新A・C方式について、申請書、自動車事故報告書等、自認書、役職員名簿、項目別チェックリスト、挙証書類を所定の順にA4で綴じる方法を示しています。チェックリストを各選択項目の表紙にし、そこへ項目番号のインデックスを付けます。

独自の見栄えを優先して順序を変えたり、選択していない項目の資料を混ぜたりすると、資料の取り違えにつながります。表紙と背表紙には事業者名と営業所名を記載し、提出前のページ順をPDF化して控えに残すと、後日の照会で提出時点を再現しやすくなります。

提出前に機械的な照合を行う

• 自認書で選んだ項目番号とチェックリストが一致する
• 各チェックリストの直後に対応する証拠だけがある
• 必要な年月日、営業所名、対象者名、車番が読める
• 対象者は役職員名簿へ記載され、該当欄に印がある
• 交通事故防止等の該当箇所が資料内で判別できる
• 原本ではなくコピーを提出し、同一の控えを手元に残す

電子保存は検索、可読、同一性、持出しを試す

電子化しただけでは、巡回指導や申請準備で読めるとは限りません。旧システムの専用形式、退職者アカウントだけが開けるクラウド、車番を変換しないと運転者と結び付かないデータ、印刷時に列が欠ける帳票は、必要時に確認できない可能性があります。

月次でサンプルを一件選び、営業所、日付、運転者又は車両から検索し、原記録、添付、訂正履歴を開き、A4又はPDFで必要情報が読めるか試します。デジタルタコグラフの記録管理はデジタルタコグラフの基本も参考になりますが、機器の導入そのものを記録の完成とみなしません。

ファイル名だけに意味を持たせない

「最終」「最新版」「修正版2」という名前は、時間が経つと適用時点を説明できません。文書ID、営業所コード、記録種別、対象日、版、承認状態を台帳の列に持ち、ファイル名はその一部を表すものにします。訂正時は元データを消さず、訂正者、日時、理由、訂正前後を追えるようにします。

システム移行前に復元テストをする

点呼、勤怠、車両、デジタコのシステムを入れ替える際は、法定期間と申請対象期間に必要な旧データを先に抽出します。件数が同じだけでは足りません。代表月について、画面表示、CSV、PDF、添付ファイル、コード表、車番・社員番号の対応が復元できるか確認し、移行結果と照合ログを保存します。

個人情報は申請に必要な範囲だけ複製する

申請案内は、従業員の氏名、生年月日、写真、保険加入状況、適性診断結果、運転記録証明等を資料として提出する場合、あらかじめ従業員へ情報提供する旨を伝え、同意を得て申請するよう案内しています。安全記録だから無制限に共有できるわけではありません。

申請担当者へは、選択項目の審査に必要な情報だけを渡します。健康診断の詳細や診断名を広い共有フォルダへ置かず、受診・フォロー実施を確認する管理情報と、医療情報の原本を分離します。健康管理の整理には事業用自動車運転者の健康診断と健康診断の実施条件も確認してください。

扱う情報	申請担当が必要とする範囲	原本の管理	避ける状態
氏名・役割	名簿と取組対象の照合	人事・運行管理の正式台帳	目的のない全社員名簿の複製
運転記録証明	対象者、取得、指導実施の確認	権限を限定した保管	事故・違反内容を広く共有
健康関連	基準に必要な受診・措置の事実	医療情報として限定管理	診断詳細を申請ファイルへ過剰掲載
顔写真・車番	人物・車両の同一性確認	用途別の原本又は台帳	公開用途へ転用

安全装置・GPS資料は同じ車両を一続きで示す

評価IIIの安全装置や先進的運行管理では、機器のカタログだけでなく、申請営業所の事業用車両へ導入されていることを示す必要があります。2026年度申請案内のGPS運行管理の例は、運行管理画面、車両写真、電子車検証の自動車検査証記録事項、機器又はソフトの機能資料を組み合わせ、同じ車両であることを確認します。

画面が社内管理番号だけを表示する場合は、登録番号との対応を資料上で説明します。位置情報が分かるだけで、具体的な運行管理と結び付かないものは対象外とされています。画面、車両、車検証、仕様書に別々の名前を付けず、一つの車両証拠IDで束ねます。

申請操作の証跡は二通のメールまで確認する

2026年度はWeb申請システムで事前入力と一時保存ができましたが、一時保存は申請完了ではありません。受付期間中に申請ボタンを押すと申請登録完了メールが送信され、地方実施機関が確認・受付した後に申請受付完了メールが送信されます。書類提出が必要な方式では、期限内の書類受付も必要です。

1. 年度、営業所、申請方式、連絡先メールを確定する
2. 一時保存した内容を基準日情報と照合する
3. 申請期間中に申請ボタンを押す
4. 申請登録完了メールを受信し、日時を残す
5. 必要な申請方式では提出用書類と挙証ファイルを期限内に提出する
6. 申請受付完了メールと受付番号を確認する
7. メール記載URLから申請書控等をダウンロードする
8. 提出物一覧、送付記録、控え、評価結果を申請IDでつなぐ

2026年度Q&Aは、申請書控を8月31日までにダウンロードし、受付番号を確認したうえで、12月中旬予定の認定発表まで保管するよう案内しています。2026年度のWeb申請システム稼働や日付を次年度へ流用せず、毎年度の案内で再設定します。

受付後の差替えを前提にしない

評価IIIは受付後の資料追加が認められません。読みにくい写真、営業所が不明な認定証、対象者が名簿にいない出席表、年月日がない資料を「問い合わせが来たら補う」前提で提出すると、加点されない可能性があります。提出前に別担当者がチェックリストから証拠へ進み、必要事項を一つずつ読めるか確認します。

一方、事故報告書の提出漏れが判明した場合や新しい過失関係資料が確認された場合など、申請案内が速やかな提出を求める情報は、評価IIIの任意差替えとは別です。何でも追加不可、何でも後出し可能という二択にせず、資料区分と公式手続を確認します。

保存期間は記録単位で根拠と起算点を持つ

保存台帳には「何年」という数字だけでなく、根拠資料、条項又は公式案内、起算点、満了日、廃棄承認者を記録します。法定保存期間が満了しても、係争、事故調査、行政対応、当該年度の評価、更新申請、監査で必要なら、廃棄停止の判断が必要です。反対に、念のため無期限で複製し続けると、個人情報と誤版のリスクが増えます。

廃棄前の四問

1. 法令又は公式資料の保存期間と起算点を満たしたか
2. Gマークの申請、評価、照会、更新で参照中ではないか
3. 事故、行政、労務、保険、訴訟の保全対象ではないか
4. 別記録からこの資料への参照を外したか

四問のいずれかが未確認なら、自動削除を保留し、文書管理責任者へ戻します。廃棄した場合は、対象ID、件数、期間、方法、承認、実施日時を記録します。個人名や事故内容を廃棄ログへ過剰に転記しないことも重要です。

月次監査は一件の記録を最後まで追う

フォルダ数やファイル件数だけを集計しても、証拠のつながりは確認できません。毎月、点呼、運転日報、教育、会議、車両、健康、事故から一件ずつ標本を選び、作成から承認、訂正、保存、検索、出力までを追います。例外や不備を削除せず、原因、是正、再発防止、完了確認を残します。

月次テスト	確認内容	合格条件	不合格時の処理
営業所検索	正式名から対象記録を抽出	他営業所の資料が混在しない	営業所コードと権限を修正
日付検索	基準日・対象期間を指定	期間内外を分けられる	実施日と作成日を分離
対象者照合	名簿から参加・指導記録へ移動	同一人物を追える	旧姓・社員番号対応を追加
車両照合	画面、写真、車検証、台帳を比較	登録番号が一致する	管理番号変換表を整備
出力テスト	PDF・A4で第三者が読む	必要項目が欠けず鮮明	出力様式や保存形式を修正
復元テスト	バックアップから標本を戻す	添付と履歴を含め開ける	バックアップ設計を見直す

担当者交代は再現テストで完了させる

引継書を渡しただけでは、次の担当者が申請を再現できるとは限りません。新担当者が営業所を一つ選び、前年度の自認書から対応するチェックリスト、証拠、役職員名簿、提出控え、受付番号、評価結果へ到達できるか試します。到達できなかった箇所を引継ぎ不足として直します。

求職者は「記録がある」より運用を質問する

Gマークは営業所の安全性を確認する重要な目安ですが、個別求人の給与、残業、休日、荷役、担当便、教育内容を保証するものではありません。求人票にGマークの記載がある場合は、認定を受けた営業所と実際の配属先が同じか確認し、日常記録が現場改善へ使われているかを質問します。

応募時の質問	確認したい運用	回答で注意する点
点呼結果は勤務判断へどう反映しますか	異常時の乗務停止、代替、記録	機器名だけで判断手順がない
研修後の確認は何をしますか	理解確認、個別指導、再教育	動画を見せるだけで終わる
デジタコ結果は誰がいつ確認しますか	分析、面談、改善、再確認	装着済みという説明だけ
勤務時間の例外はどう直しますか	検知、配車調整、是正記録	平均値だけで個別便を説明しない
認定営業所と配属先は一致しますか	営業所単位の認定範囲	会社全体が認定済みという曖昧な回答

制度の全体像はGマーク安全性優良事業所の基本、申請資格と得点条件はGマークの2026年度要件で確認できます。似た認証制度との更新情報は働きやすい職場認証制度の2026年版ガイドも参照できます。

よくある失敗と修正方法

申請用コピーを日常原本として更新する

提出時点を再現できなくなります。提出版は読取専用に固定し、日常原本は別の管理場所で更新します。

会社名だけで営業所を省略する

営業所単位の取組か確認できません。正式営業所名を記載し、本社共通取組なら申請営業所の参加と対象範囲を示します。

同じ取組を複数の自認項目へ使う

2026年度申請案内は、一つの取組を複数項目へ重複申請できないとしています。最も適切な一項目へ割り当て、対応表に採用理由を残します。

受付後に不足資料を追加する前提で提出する

評価IIIは受付後の資料追加が認められません。提出前に自認書、チェックリスト、名簿、証拠を別担当者が読み合わせます。

スクリーンショットだけ残して元データを消す

画面の意味、抽出条件、車両との関係を確認できなくなります。元データ、抽出条件、画面、仕様資料を証拠IDで結びます。

保存年数を全記録で統一する

法定帳票、申請控え、個人情報、事故資料は根拠と起算点が異なります。記録種別ごとの保存台帳で管理します。

不備のあった記録を削除する

実態と是正履歴を追えません。原記録を保持し、訂正又は是正を別記録として関連付けます。

よくある質問

Q1. Gマーク申請のために法定帳票の原本を提出しますか？

評価IIIの挙証書類について、2026年度申請案内は原本ではなくコピーを提出するよう案内しています。法定帳票の扱いは申請方式と案内を確認し、現場原本を不用意に移動しないでください。

Q2. 提出した挙証書類は返却されますか？

返却されません。提出一式のコピーを事業所で保管します。

Q3. 一時保存した申請書は受付済みですか？

受付済みではありません。2026年度は期間中の申請ボタン押下、申請方式に応じた書類提出、申請受付完了メールの確認まで分けて管理します。

Q4. 申請書控はいつまで保管しますか？

2026年度Q&Aは、8月31日までにダウンロードし、受付番号を確認して12月中旬予定の認定発表まで保管するよう案内しています。その後の社内保存は評価結果、更新、社内規程との関係で決めます。

Q5. 自認書で選ばなかった項目の資料も提出すれば評価されますか？

評価されません。選択項目と挙証書類を一致させます。

Q6. 受付後に評価IIIの資料を追加できますか？

2026年度申請案内は、地方実施機関の受付後に評価III資料を追加できないとしています。事故報告等の別手続と混同しないでください。

Q7. 会議資料があれば議事録は不要ですか？

会議資料だけでは開催、出席、意見交換、決定を確認できない場合があります。項目別判断基準が求める議事概要や出席者等をそろえます。

Q8. 社内通称の営業所名でも使えますか？

正式な届出名称との同一性を資料への記載又は自認書等で明らかにします。古い資料を無断で書き換えず、対応関係を残します。

Q9. 運転者台帳のある人は全員役職員名簿へ載せますか？

2026年度Q&Aは、基準日現在で運転者台帳が作成されている選任運転者全員の記載を求めています。休職、退職、転出等は個別の扱いを確認します。

Q10. 電子ファイルで保存すれば紙の要件を気にしなくてよいですか？

2026年度の提出方式ではA4、綴じ順、チェックリスト、インデックス等の指定があります。日常の電子保存と提出ファイル作成を別工程として確認します。

Q11. スクリーンショットはGPS運行管理の証拠になりますか？

画面だけで十分とは限りません。車両写真、電子車検証の記録事項、仕様資料等を組み合わせ、同じ車両と具体的な運行管理機能を示します。

Q12. 保存期間はすべて3年ですか？

一律ではありません。点呼等の1年間、事故記録の3年間など、公式資料が示す期間は記録ごとに異なります。最新根拠と起算点を確認します。

Q13. 記録に誤りがあれば上書きしてよいですか？

訂正前の状態、訂正者、日時、理由、訂正内容を追える方法にします。原記録を消して正しい結果だけ残すと、実施時点を再現できません。

Q14. Gマークがあれば求人の勤務記録も問題ありませんか？

個別求人の勤務時間、休日、担当便、賃金まで保証する制度ではありません。認定営業所と配属先を照合し、求人条件を別に確認します。

Q15. 保存方法に迷ったらどこへ確認しますか？

申請書類とGマーク評価は営業所所在地の地方実施機関、法令上の帳票は担当運輸支局や最新の国土交通省資料、個人情報は社内責任者と専門家へ確認します。

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確認した公式・一次資料

• 全日本トラック協会 2026年度Gマーク新規・更新申請：受付終了、Web稼働、申請期間、窓口提出、控えの取得方法を確認。
• 全日本トラック協会 2026年度Gマーク申請案内：評価Iの帳票項目、事故資料、評価IIIの判断基準、提出ファイル、控え、個人情報を確認。
• 全日本トラック協会 2026年度GマークQ&A：正式営業所名、役職員名簿、申請書控、会議、車番と運転者の対応を確認。
• 全日本トラック協会 2026年度申請案内正誤表：訂正箇所を確認し、修正済み最新版を優先。
• 全日本トラック協会 Web申請システム新規申請用マニュアル：一時保存、申請操作、申請書・自認書出力の流れを確認。
• 全日本トラック協会 評価III書式等ダウンロード：役職員名簿、項目別チェックリスト、実施記録等の現行様式を確認。
• 全日本トラック協会 2026年度申請説明動画ページ：制度、申請方式、四グループの公式説明入口を確認。
• 全日本トラック協会 地方実施機関一覧：営業所所在地ごとの申請・照会先を確認。
• 全日本トラック協会 Gマーク特設ページ：申請資料、更新履歴、認定事業所向け情報の入口を確認。
• 全日本トラック協会 2026年度申請受付数速報：申請受理と認定予定時期を確認。
• 全日本トラック協会 Gマーク制度概要：制度目的、営業所単位の評価、公表の位置付けを確認。
• 全日本トラック協会 Gマーク認定事業者向けページ：認定後の届出、問い合わせ、現行情報の入口を確認。
• 国土交通省 Gマーク制度：制度の位置付けと利用者が安全性を判断する目安であることを確認。
• 近畿運輸局 運行管理者の仕事（トラック編）：点呼、乗務、運行記録計、運行指示書、事故記録等の保存を確認。
• 近畿運輸局 貨物運送事業者が備え置く帳票類等一覧：帳票の目的、備付け、保存期間の確認経路として使用。
• 国土交通省 事業用自動車の安全対策・事業者監査：点呼、運転者、事故記録・保存等が監査対象となる位置付けを確認。

まとめ：提出物ではなく安全活動を再現できる記録にする

Gマークの記録管理は、申請直前に証拠を集める作業ではありません。営業所と対象者を固定し、評価Iの日常帳票、評価IIの事故・行政資料、評価IIIの選択項目と挙証書類、申請受付控えを分け、必要な箇所で相互参照します。提出版は固定し、日常原本は更新を続け、法定保存と申請上の保管を別々の根拠で管理します。

2026年度は申請受付が終了しています。現在の資料を使ってできることは、記録の欠落、営業所名の不一致、対象期間外の証拠、名簿との不整合、読めない電子データを洗い出すことです。次年度案内が公表されたら、基準日、様式、項目、対象期間、提出方法を更新し、旧年度のコピーを上書きせず新しい申請セットを作成してください。

この記事は2026年9月8日時点の公開資料に基づく一般的な整理です。個別営業所の法令適合、保存期間、事故の有責性、行政処分、評価点又は認定結果を判定するものではありません。申請年度の最新案内と正誤表を確認し、営業所所在地の地方実施機関、担当運輸支局、社内の個人情報管理責任者等へ照会してください。